参会邀请函与参会证明怎么开？

Invitation letters and attendance proofs

参会邀请函包含会议信息与受邀人信息两部分，国际参会者另需英文版；参会证明记录姓名、单位、参会身份与日期。两者都可基于报名数据在后台自动批量生成 PDF，无需手工逐份制作。

发布日期: 2026-11-04 · 云会通办会知识

邀请函要素清单

一份有效的参会邀请函包含两部分信息：

会议侧：会议中英文全称、届次、举办时间与地点、主办承办单位、组委会签章与联系方式。

受邀人侧：姓名（与证件一致）、工作单位、职务或职称、受邀身份（报告人/参会者/嘉宾）、是否需要费用与签证说明。

面向境外参会者，邀请函通常另备英文版，姓名按护照拼写核对；正文中说明邀请函用于签证或差旅审批用途。会务系统按报名表收集的信息自动套入模板，减少人工誊写带来的姓名拼写误差。

参会证明（参会凭证）记录：姓名、单位、参会身份（报告人/听众/组委会成员）、会议日期，并带编号便于核查。

生成方式：会务后台按注册与签到数据批量生成 PDF，会前开邀请函、会后开参会证明，走同一套名单数据。

流程四步：①报名数据进入后台名单；②按模板批量生成 PDF（可按身份区分模板）；③通过邮件或系统通知发给对应参会者；④生成记录留档，会后补开时直接从名单调取。

可以。后台保留注册与签到名单，会后按名单重新生成参会证明即可，无需重新登记。

在后台修正该参会者的报名信息后重新生成即可，修正后的版本覆盖原文件，生成记录留档。